Cómo crear y enviar una factura

Desde Marco puedes crear una factura, revisarla tal como la verá tu cliente y enviársela por email. Tu cliente recibe un link para ver, descargar y pagar la factura, y todo queda sincronizado con QuickBooks.

La creación de una factura tiene dos pantallas: Crear factura, donde completas los datos, y Confirmar, donde la revisas antes de enviarla. Nada se guarda hasta que la confirmas.

Para cada factura necesitas:

• Un cliente con dirección de facturación cargada en QuickBooks.

• Al menos una línea con producto, cantidad y precio unitario.

• Al menos un método de pago.
  
  

Desde el panel de Invoicing o desde la lista de Facturas, haz clic en Nueva Factura, arriba a la derecha.

Se abre el asistente con el formulario vacío.

Completa los datos generales de la factura:

• Fecha de Emisión: por defecto es la fecha de hoy.

• Términos: las condiciones de pago traídas de QuickBooks: Net 60, Net 30, Net 15, Net 10, Due on receipt o Fecha de vencimiento personalizada.

• Fecha de Vencimiento: se calcula a partir de los términos. Si eliges Fecha de vencimiento personalizada, ingrésala a mano.

• Impuesto: el código de impuesto traído de QuickBooks. La primera opción de la lista es Sin código de impuesto, o Automático si tu cuenta de QuickBooks calcula los impuestos sola.

En Cliente, selecciona uno de los clientes importados desde QuickBooks. La lista muestra el nombre y el email de cada uno. Su dirección de facturación no aparece en el formulario: la ves en la vista previa del paso siguiente.

En Método de pago, marca al menos una forma de cobro. Si marcas más de una, tu cliente elige con cuál pagar.

💡 Nota: si el cliente que elegiste está marcado como financiado por tu lender, el método queda fijado en Cuenta de Cash Control y no puedes cambiarlo.

Agrega una línea por cada producto o servicio que facturas:

• Descripción: elige un producto del catálogo de QuickBooks. La descripción y el precio se completan solos.

• Cantidad y Precio Unitario: puedes editarlos en cada línea.

• Monto: se calcula automáticamente.

• Gravable: marca la casilla si a esa línea le corresponde el código de impuesto elegido.

Para sumar otra línea, haz clic en Agregar línea de producto. Para quitar una, haz clic en la ✕ al final de la fila.

La nota aparece en la factura que recibe tu cliente. Sirve, por ejemplo, para dejar instrucciones de pago. Haz clic en Agregar nota y abre el desplegable Seleccionar una plantilla:

• Nota personalizada: escribes el texto para esta factura.

• Cualquiera de las plantillas que ya guardaste, listadas por su texto.

Además, puedes marcar:

• Guardar como plantilla: guarda la nota para reutilizarla en futuras facturas.

• Usar esta nota por defecto para [cliente]: la nota se aplica automáticamente cada vez que facturas a ese cliente.

💡 Nota: la nota admite hasta 500 caracteres. El contador está abajo a la derecha del campo.

Cuando termines, haz clic en Siguiente paso.

Verás la pantalla Revisá la factura, con el aviso: Así es exactamente como la verá tu cliente. Todavía no se creó nada.

• A la izquierda: la vista previa, con tu logo, los bloques Facturado a y Pagar a, el detalle de las líneas y los totales (Subtotal, Impuestos y Total).

• A la derecha: el resumen Lista para enviar, con el Cliente, el Email, la Fecha de vencimiento y el Total.
  

El resumen incluye este aviso:

💬 Al enviar, el cliente recibe un link de Marco para ver, descargar y pagar la factura.

💡 Nota: el ID de Factura aparece vacío en la vista previa porque el número se asigna al guardar.

Si necesitas corregir algo, haz clic en la flecha ← de arriba a la izquierda. Vuelves al formulario sin perder lo que cargaste.

Elige cómo terminar:

• Guardar como borrador: la factura se crea en estado Borrador y no se envía. Verás el aviso Factura guardada y te quedas en la misma pantalla de revisión, así que puedes volver atrás a corregir o enviarla ahí mismo. También puedes retomarla más tarde desde la lista de facturas.

• Guardar y enviar: te pedimos confirmación en la ventana ¿Enviar esta factura a tu cliente?. Al hacer clic en Confirmar y enviar, la factura se crea, se sincroniza con QuickBooks y se envía por email a tu cliente.

⚠️ Importante: los impuestos los calcula QuickBooks. Junto a Impuestos hay un icono de información que explica de dónde sale el monto. Si todavía no está calculado, guarda el borrador de nuevo en unos segundos para traerlo actualizado.

✅ Después de enviar la factura

La pantalla de confirmación muestra Factura [número] con su estado, el aviso de que el PDF se envió por email a tu cliente y un resumen con el cliente, las fechas, las líneas y los totales.

Desde ahí puedes:

• Link de pago: copiar el link para compartirlo por otro canal, como WhatsApp o chat.

• Descargar: bajar el PDF.

• Ver factura: abrir su detalle.
  

Solo puedes editar una factura mientras está en estado Borrador. Ábrela desde la lista de Facturas y haz clic en Editar. El asistente se abre con todos los datos cargados.

Si la factura se guardó pero no llegó a QuickBooks, el error no aparece aquí sino en el detalle de la factura, en el bloque Error de Sincronización, con un botón Reintentar Sincronización.

Si tienes alguna duda, comunícate con nosotros a: help@marcofi.com